El control administrativo, un complemento que no puede faltar.

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Con el volumen de transacciones en una concesionaria, los controles internos sólidos son una necesidad para reducir la vulnerabilidad de enfrentarnos en tiempos de incertidumbre, la cual, si no se lleva a cabo como debe ser,  puede hacer que un negocio aunque venda bien y aparentemente tenga identificados los conceptos de gasto más relevantes, si no pone en práctica suficientes controles internos tanto cualitativos como cuantitativos en cada una de las áreas, incremente el riesgo de perder el rumbo administrativo del negocio.

Este inicio de año presenta un sinnúmero de desafíos para la mayoría de los negocios. Alrededor de toda la cadena de valor que se desarrolla para poder llevar a cabo una venta, la identificación y seguimiento de indicadores de desempeño y el esfuerzo por gastar sólo lo necesario para la operación, se encuentra una actividad para la cual un porcentaje considerable de concesionarios no suele pensar en identificar y probar, los controles internos.

Los concesionarios están procesando más transacciones que nunca, incluidas las ventas de piezas y servicios. Si bien esto normalmente es una noticia positiva, el crecimiento crea un mayor riesgo para los distribuidores. Con la expansión, por ejemplo, muchos distribuidores se encuentran con una escasez de personal, o bien, con demasiada gente que ante la apremiante necesidad  de vender más, de cumplir con procesos que dictan las plantas armadoras para establecer estándares operativos, y de incrementar los niveles de satisfacción de los clientes al proporcionarles un servicio mejor y sobre todo más rápido, aumenta las probabilidades de que las prácticas y procedimientos críticos no se concreten, incluidos los relacionados con los controles internos.

Aunque exista incertidumbre se siguen abriendo nuevas tiendas y existen volúmenes crecientes, por eso, los controles internos son quizá más vitales que nunca. Desempeñan un papel esencial en la prevención del fraude, fomentando la contabilidad adecuada y mejorando la rentabilidad. Pero no es suficiente que un distribuidor ponga los controles internos en su lugar. Esos controles también deben probarse para confirmar que funcionan como se espera, porque si no se valida que un control establecido, efectivamente se lleve a cabo, y que cumpla con los requerimientos para los cuales fue creado, representará una carga operativa.

El control administrativo debe ser el complemento indispensable a todo proceso comercial, pero por la esencia de lo que implica la palabra misma de control, éste no debe de ser algo rígido, lento, ni bromoso, por el contrario, al decir que debe ser un complemento, debe de coadyuvar a que todo el engranaje que se mueve en el proceso de la venta funcione de la mejor manera posible. Debe ser flexible, dinámico, pero con la disciplina que implica el cumplirlo adecuadamente.

Si el negocio no lleva los suficientes controles administrativos, se está ingresando en un área de vulnerabilidad e incertidumbre por conocer el verdadero rumbo que lleva y, por otro lado, si se llevan demasiados controles, la operación deja de tener ese dinamismo que es propio de la industria en la que estamos.

Cuántos concesionarios en la actualidad operan con la interrogante de saber si el staff de personal de soporte administrativo es el idóneo o no, por que la proporción del gasto erogado por concepto de personal cada vez es más grande y eso no necesariamente es sinónimo de que la empresa está siendo administrada de la forma correcta. ¿Sabes si el personal de soporte es realmente productivo? ¿Cumple su función en el tiempo indicado? ¿Las horas-hombre que estás pagando son proporcionales al resultado que debe generar?

Por que se puede tener mucho o poco personal, y que se vea que trabaja todo el día sin aparentemente perder tiempo o distraerse en situaciones que no sean de la operación, pero con resultados de poca valía, con errores o sin el sentido de darle realmente un alto valor al recuso: tiempo.

Y eso, no necesariamente implica que la persona que está en ese puesto carezca de las capacidades o competencias requeridas para llevar a cabo bien su función, puede ser que las herramientas administrativas o “controles” que le fueron asignados, no son los idóneos y en vez de optimizar su tiempo y darle valor a su resultado, entorpecen los procesos, los hacen lentos o aumenta la probabilidad de cometer errores.

Entonces, ¿Qué es lo que hay que hacer? ¿Por dónde empezar? ¿Cómo saber cuáles son las áreas más vulnerables o los procesos que se deben de priorizar para establecer controles internos? ¿Quién debe de encargarse del desarrollo e implementación de estos?  ¿Cómo saber que realmente están generando el beneficio esperado? ¿Que actividades están generando valor y cuales están restándolo?

La práctica de un distribuidor se está volviendo cada vez más compleja y no pueden darse el lujo de asumir que sus controles internos funcionan como se espera. Para proteger sus inversiones, los concesionarios deben verificar la efectividad de sus controles al inspeccionarlos regularmente.

Inspecciona lo que esperas…

En G20 podemos ayudarte a diagnosticar cómo está el manejo administrativo que se lleva a cabo dentro de la concesionaria, a establecer un plan de acción, su implementación y seguimiento.

Aporta mucho valor y marca la diferencia cuando un tercero al negocio emite una opinión de la operación, ya que es desde una perspectiva diferente de quien la está viviendo.

Nos encantaría escuchar tu opinión y si hay algo en lo que te podamos ayudar, contáctanos y estamos listos para apoyarte.

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