EL ORIGEN DE LOS RESULTADOS

Recientemente, hemos estado hablando de que más allá de darle el mayor valor al resultado obtenido, ya sea en ventas o a la ganancia residual, debemos de considerar la importancia que tiene el conocer cuál es el verdadero origen de dichos resultados.

Si se analiza detenidamente el entorno, la situación económica del país refleja altibajos, y eso conlleva a que se genere incertidumbre en los mercados. La industria automotriz, envuelta en el gran dinamismo que la caracteriza se enfrenta a ciertas interrogantes: ¿Qué es lo que se espera para los próximos meses?, ¿Qué comportamiento tendrá la venta de unidades nuevas?, ¿Qué efectos vamos a ver sobre tasas de interés?, ¿Qué pasará con el otorgamiento de créditos? y finalmente ¿Cómo afectará todo a los gastos de operación?

En las distribuidoras internamente se presenta también incertidumbre y un incremento en la presión que se ejerce por parte de la Gerencia y Dirección General, para obtener resultados positivos. Esta presión hacia los gerentes operativos por cumplir con los objetivos presupuestados genera estrés operativo y consecuentemente falta de enfoque.

El gap entre lo planeado y la realidad se hace cada vez más grande y en cuestión del recurso humano, se están generando conflictos con los gerentes, con los equipos de trabajo, y el personal operativo en general. La incertidumbre se está permeando a todos los niveles, y esto ocasiona baja productividad.

Como se menciona anteriormente, si la generación de ventas no está siendo suficiente y los márgenes directos están disminuyendo, entonces será necesario realizar un análisis de gastos operativos. El análisis de estos gastos deberá radicar en su origen y no sólo revisarlos con una visión panorámica o periférica ya que, para poder administrar mejor el gasto, y que no es lo mismo disminuirlo que controlarlo, será necesario entender incluso la causa de este.

Para llevar a cabo esas acciones se deben de realizar las siguientes preguntas:

• ¿Cuanto tiempo es el que se destina para analizar los gastos?
• ¿El análisis de gastos se realiza de forma periódica?
• ¿Se analizan los gastos desde su origen?
• ¿La forma en la que se analizan es efectiva?
• ¿La información que proporciona el área administrativa es realmente útil?
• ¿Las gerencias realmente entienden la información financiera y los análisis de indicadores que proporciona la administración?
• ¿Se establecen estrategias y planes de acción para maximizar el potencial en la gestión de los gastos de manera sinérgica entre el área administrativa y operativa?
• ¿El sistema de gestión de información (DMS) que utiliza el concesionario está siendo utilizado adecuadamente?

Si alguna de las respuestas a estas preguntas es NO, se requiere hacer algo. La tarea está incompleta y en este tiempo se requiere de estrategias, acciones inteligentes y contundentes que se salgan del patrón ordinario. El tiempo que el área administrativa requiere dedicarle será el necesario para que también exista una contribución real a la generación de rentabilidad en la concesionaria.

Regresando al concepto de entender el origen de los resultados, con todas estas interrogantes que planteamos, es necesario indagar en el origen de cada uno de los conceptos de los gastos, desde la forma de categorizarlos, contabilizarlos y la manera de distribuirlos. Es importante que el análisis arroje métricas necesarias para poder establecer controles efectivos.

La implicación del tiempo invertido y recursos adicionales, así como la adaptabilidad de la visión por parte de los lideres del área administrativa y las gerencias operativas, harán que este desafío de optimización de recursos genere rentabilidad de manera colaborativa.

Una herramienta clave para que todo lo anterior se pueda generar es el sistema de gestión de información (DMS) que utilizan las distribuidoras.  Esta herramienta es fundamental en el proceso de toma de decisiones que buscan los concesionarios enfocados en crecer y expandirse. Así mismo ayuda a disminuir las fugas de dinero y mejorar la facturación.

Es importante mencionar que un sistema de gestión se debe de considerar como una inversión y no un gasto, ya que este debe maximizarse en su uso para que su implementación promueva una mejora de procesos, facilite la tarea diaria de todos los empleados y aumente la rentabilidad del negocio.

Con la gran cantidad de datos que se generan, la utilización completa de la tecnología disponible tanto en categorización, distribución y contabilización de los gastos, hoy día debería de ofrecer la inteligencia necesaria para tomar decisiones a tiempo y no días después de que se genera el cierre contable cada mes.

En G20 Inc. tenemos varios seminarios y workshops en línea que te pueden ayudar a establecer el camino a seguir, a trazar una ruta a través de acciones a realizar para maximizar el potencial en la administración de los gastos y, sobre todo, a cambiar de perspectiva a través de una actitud resiliente.