¿CÓMO PROTEGES TU NEGOCIO?

Comienza otro año; un periodo incierto el que tenemos enfrente, por muchas circunstancias; circunstancias que son el propósito de este mensaje, mas allá; lo que buscamos con este mensaje es entender cuáles son las formas en las que podemos prepararnos internamente en nuestros negocios.

Si bien es cierto en las últimas semanas, sobre todo, he tenido múltiples llamadas telefónicas con propietarios de negocios, gerentes generales, operativos, financieros, etc. El enfoque principal está en la administración del gasto, lo cual tiene sentido en momentos como los actuales, lo primero que uno busca es “la protección” al negocio, por ello mi pregunta inmediata es: ¿cómo proteges a tu negocio? ¿bajando el gasto? O bien, ¿qué entiendes por administrar el gasto?

Partiendo que el objetivo final de todo negocio es la capacidad de generar ganancias y estas ganancias son producidas por 4 factores principales: Gastos, Utilidad Bruta, Costos y Ventas – visto en un estado de resultados de abajo hacia arriba (mi preferencia de análisis) – cada gasto que se genera deberá de tener sentido con cualquiera de las fases previas; es decir, todo gasto debe estar ligado a: Utilidad Bruta, costo o venta.  Es importante ver desde dónde se genera dicho gasto para poder administrarlo.

Uno de los trabajos mas finos de cualquier ejecutivo de negocios es conocer secuencias por las cuales se generan gastos y, de acuerdo con ello, poder implementar las medidas necesarias; no perderse en “eliminar” gastos, ESTA NO NECESARIAMENTE SERA LA SOLUCION.  Muchas veces, la eliminación de un gasto simplemente genero otros y el resultado final es que las GANANCIAS siguieron en el mismo nivel o incluso en peores circunstancias.  En G20 nos gusta agrupar los gastos en 6 grandes categorías:

1. Variables
   1. Principalmente Comisiones
2. Personal
   1. Nómina fija sin incluir mecánicos (estos son costo)
3. Plan Piso
   1. Nuevos y Seminuevos
4. Mercadotecnia
   1. Todo tipo de mercadotecnia, incluyendo redes sociales
5. Indirectos
   1. Todos los gastos que son necesarios para llevar a cabo las labores
6. Ocupación
   1. Todos los gastos se generan por estar donde estamos físicamente, incluyendo en muchos casos lugares de almacenamiento de unidades.

Así bien, se pueden emitir ciertos KPI’s (Key Performance Indicators) para cada una de estas categorías, mientras estás estén dentro de los rangos establecidos seguramente la operación va a estar funcionando adecuadamente.  En G20 buscamos que la rentabilidad del negocio se encuentre en el 30% de la Utilidad Bruta; es decir, de cada 100 pesos de utilidad bruta que se genera, la concesionaria debería de tener ganancias de 30 pesos y gastarse 70.

Primero habría que realizar un análisis para determinar dónde terminaste el periodo anterior, derivado de dicho análisis: identifica en los grupos de arriba cómo se comporto cada uno en relación a la Utilidad Bruta.  Antes de querer eliminar cualquier gasto, realiza una discusión a fondo con tu equipo gerencial y determinen si su operación de producción de ingresos fue la adecuada.  En ocasiones tratamos de reducir gastos cuando el problema es de enfoque en generación de ingresos, mejores planes y/o “lideres” que se les olvida mantener a un equipo motivado, sobre todo en tiempos en los cuales a todos nos afecta.  El tema de liderazgo lo tocare en artículos siguientes.

Realmente ve al fondo de la situación de generación de ingresos antes de meterte a gastos; ojo, no digo que no se haga, simplemente desafía primero tu productividad.  Analiza a cada vendedor, no al equipo en su conjunto; a cada mecánico, a cada asesor de servicio.  Métete a ver el proceso e identifica dónde y por qué las diferencias entre el mejor y el peor.  Ejemplo: tu mejor vendedor es de 22 unidades (menudeo) otro mejor vendedor tiene el 32% de cierre REAL, otro genera $XXX,XXX.00  cantidad de utilidad bruta al mes (no pongo cifras pues varia de marca a marca), suma el ingreso por venta directa y la generación de ingresos por conceptos de F&I; estos tres indicadores que seguramente no los tendrá un solo vendedor, son tu guía de lo más alto (los récords a romper este año); de la misma forma, identifica lo mas bajo y luego cuestiona a tus lideres en por qué la distancia entre unos y otros y cómo puedes acortarla.  Lo mismo con vendedores de partes, servicio, mecánicos y unidades usadas, desde luego.

Aunque parezca que me salí de tema, la Administracion del gasto comienza en la generación esperada de ingresos por los ejecutivos productores de ingresos brutos; si ellos no cumplen con su parte mínima, seguramente tendremos muchos problemas de gastos, en caso contrario; de estar cumpliendo por arriba de lo esperado en ingresos brutos, los dolores de cabeza de gastos serán menores y la administración de estos, más sencilla.

Por último, delega la administración del gasto a tu gente de inteligencia y/o administración; en ocasiones también queremos delegarles el análisis a los gerentes productivos.  A ellos dales el análisis, la estrategia y el plan; ellos están para ejecutar, ayuda con la información correspondiente.

Nos encantaría escuchar de tu equipo y análisis, si hay algo en qué podamos ayudarte; mándamos un mensaje por nuestras redes sociales y tendrás una sesión de coaching gratis con uno de nuestros Coaches G20.

-Mauricio Espinosa